Googleカレンダーとスマートフォンアプリを使ってスケジュールを一元管理する方法

組織の中で大事なのが、スタッフ間の連絡とスケジュール管理が重要です。これがゴチャゴチャしていたら、報連相がしっかり行われず間違いや誤解が多発して仕事にでミスが多発してしまいます。

報連相とは、、、

報・・・報告
連・・・連絡
相・・・相談

とくにスケジュール管理は重要。

それには一元管理が一番よいですね。一元管理とは一つの情報を共有して、他の人との情報の違いを起こさないようにすること。

このネットワークを作るには色々試してみてきたけど、システム的にはよかっても画面が見難いとか、操作性がイマイチみたいで、どうもしっくりしたものが出来なかった。

予算を使えばいいシステムも出来るけど、無料のツールを組み合わせて誰でも出来る仕組みはないものかと探していましたが、この度出来ました。

Googleカレンダーと、スマートフォンアプリの CalenMob というカレンダーアプリの組み合わせで理想的な見やすいスケジュール管理が出来ました。

CalenMob というアプリは無料版で使えてGoogleカレンダーアプリと同期出来ます。そして画面構造がとても見やすい。

このアプリはiphone版と、アンドロイド版があるので端末が違っていても、どのスマホでもスケジュールが共有出来ます。これがポイント。良いアプリでもiPhoneだけ使えては、スタッフ全員の共有が出来ません。

このスケジュール管理を使うことによって、次のことが可能です。

1)複数のスタッフ間のスケジュール管理
2)生徒さんなどがいる業種の人でも大事な予定の連絡に使える
3)固定客にもお店の大事な予定を知らせることができる

などなど。。。

そしてアラート機能(お知らせ機能)もありますので、予定の事前に自動的にお知らせが届くというのも便利です。

以下このGoogleカレンダーと、CalenMobというスマートフォンアプリを連動させたスケジュール管理システムの構築の仕方を解説します。

動画の解説も作りましたので、ザッと一連の流れを把握して以下の解説を読んで頂ければより理解出来ると思います。


イメージとしてはこんな感じです

20

用意するツールは2つです

Googleカレンダー

Googleカレンダーを使用するにはGoogleのアカウント取得が必要です。アカウント取得で使った メールアドレス と パスワード が後のツール間同期で必要となりますので忘れないようにしてください。

Googleアカウントの取得はこちら

CalenMobアプリ

CalenMobアプリは通常のアプリをスマホにダウンロードするのと同じくダウンロードして下さい。ダウンロード後にGoogleカレンダーと同期するための、Googleアカウントを聞かれます。

この時にGoogleアカウントの メールアドレス と パスワード を入力します。

CalenMob(iPhone用)
CalenMob(アンドロイド用)

Googleカレンダーのサイトへの設置

グーグルカレンダーはこのようにサイトに埋め込むことが出来るので便利です。

115

1
(※サイトは「美脳セラピスト協会」さんのスケジュールカレンダーです)

しかしこのGoogleカレンダーをスマートフォンで見ると、レスポンシブル対応(スマホ対応)にしていても非常に見難くなります。横に圧縮されるのでスケジュールの文字が途中で切れて、内容がわかりません。

20150529_043952000_iOS

これをスマートフォンアプリの CalenMob で見ると非常に見やすい。

20150529_044104000_iOS

画面切り替えで 月間 週間 その日 と画面が切り替わり内容までも明確にわかります。

1 2 3

グーグルカレンダーで【マイカレンダー】から【カレンダーの設定】をクリック。

116

サイトへの貼り付けコードをカレンダーを貼り付けたいページへペーストします。このときカレンダーのサイズ width=”800″ height=”600″ のデフォルトのままにしておきます。

28

これでページにGoogleカレンダーが設置できます。

115

次はスマートフォン側のアプリのインストールと、インストールした CalenMobアプリ をGoogleカレンダーと同期します。

僕の端末が iPhone なのでiPhoneでの説明となります。アンドロイドも同じような方法でインストールとGoogleカレンダーの同期をして下さい。

CalenMobアプリ

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ダウンロード後すぐに同期先を聞いてくるので Googleカレンダー を選択。

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Googleアカウントを取得した時の メールアドレス と パスワード でログイン。

72

CalenMobアプリが承認をリクエストしてくるので許可する。

81

これで CalenMobアプリ と Googleカレンダー が同期してデーターを共有します。Googleカレンダーで予定を記入すると同期して、CalenMobアプリ にその予定が反映されて表示されます。

91-169x300

複数人にGoogleカレンダーを同期させて CalenMobアプリ に表示させる

20

仕事場でも複数人のスタッフに同時にGoogleカレンダーの予定を CalenMobアプリ に同期させて共有したい場合の方法を解説します。

まず共有させたいカレンダーを選び カレンダー設定 をクリック。

116

共有設定を変更 をクリック。

92

同期権限は以下4種類ありますので、与える人により権限設定をして下さい。

1)変更及び共有の管理権限
2)予定の変更権限
3)閲覧権限(すべての予定の詳細)
4)予定時間枠のみを表示(詳細を非常に)

117

理想はスケジュール管理者は1名、もしくも2名で、他は3)閲覧権限だけを与えておく方がいいでしょう。書き換えを誰でも出来るようにしておくと、表示ミスが起こる可能性が高くなります。記入者は出来るだけ少人数の方がいいです。

最後は 保存ボタン を押して終了です。

これを必要な人数分 Googleアカウント を登録していけばOKです。Googleの同一アカウントを複数人で共有使用するやり方もありますが、誰かが辞めた時なんかはアカウント自体を変更しなければならなくなりますので、別個のGoogleアカウントを個別に登録するこの方法をお勧めします。

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牛(うし)
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